Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

J&G Agency GmbH
Konrad-Zuse-Straße 6
46397 Bocholt
Deutschland
E-Mail: [email protected]

Die vollständige Anbieterkennzeichnung steht im Impressum.

Für wen diese Erklärung gilt

Diese Erklärung beschreibt drei Situationen: den Besuch dieser Website, die Nutzung eines Sondello-Kontos durch unsere Kunden und ihre Teammitglieder sowie die Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden, wenn Sie als Besucher eines Onlineshops dessen Suche oder Produktberater benutzen. Im letzten Fall ist der Betreiber des Shops für Ihre Daten verantwortlich; wir arbeiten in seinem Auftrag. Wenden Sie sich mit Fragen dazu an den Shop.

1. Beim Besuch dieser Website

Hosting und Auslieferung

Diese Website wird auf Servern der netcup GmbH, Karlsruhe, im Rechenzentrum Nürnberg betrieben. Die Auslieferung läuft über das Netz von Cloudflare, Inc., San Francisco (USA), das die Seite zwischenspeichert und vor Angriffen schützt. Cloudflare verarbeitet dabei Ihre IP-Adresse und technische Verbindungsdaten. Cloudflare ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU. Mit beiden Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Bei jedem Aufruf werden in Server-Protokollen IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browserkennung und die zuvor besuchte Seite gespeichert. Diese Protokolle dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche und werden wöchentlich rotiert und nach spätestens fünf Wochen überschrieben. Cloudflare speichert für uns keine Anfrageprotokolle; was Cloudflare selbst zum Betrieb seines Netzes verarbeitet, beschreibt dessen Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Betrieb.

Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies, bindet keine Analyse- oder Werbedienste ein und lädt keine Inhalte aus sozialen Netzwerken. Schriftarten liegen auf unserem eigenen Server.

Produktberater auf dieser Website

Der Produktberater unten rechts wird von api.sondello.com geladen, einem Server unter unserer eigenen Kontrolle, der nicht über Cloudflare läuft. Dabei wird Ihre IP-Adresse an diesen Server übermittelt; sie wird zur Zustellung der Antwort und zur Abwehr von Missbrauch flüchtig verarbeitet und nicht gespeichert.

Wenn Sie den Berater nutzen, werden Ihre Nachrichten zusammen mit passenden Produktdaten an einen KI-Dienstleister übermittelt, der die Antwort erzeugt. Derzeit ist das OpenAI Ireland Ltd., Dublin; die Verarbeitung erfolgt dabei auf Servern von OpenAI in den USA. Grundlage für diese Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, die Teil unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit OpenAI sind. Als Alternativen kommen Google Cloud EMEA Limited und Mistral AI SAS in Betracht, jeweils über Endpunkte in der EU; einen Wechsel vermerken wir hier. Die Inhalte werden bei keinem dieser Anbieter zum Training von Modellen verwendet; OpenAI hält Ein- und Ausgaben höchstens 30 Tage zur Missbrauchskontrolle vor und löscht sie dann. Der Gesprächsverlauf bleibt währenddessen in Ihrem Browser und endet mit der Sitzung. Wir speichern Frage, Antwort, empfohlene Produkte und technische Kennzahlen unter einer zufälligen Sitzungskennung ohne Bezug zu Ihrer Person und löschen diese Protokolle nach zwölf Monaten. Bitte geben Sie im Chat keine personenbezogenen Daten ein; für Produktfragen werden sie nicht gebraucht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, Interessenten den Dienst vorzuführen. Die Antworten erzeugt eine künstliche Intelligenz und können Fehler enthalten.

Kontakt und Terminbuchung

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Unser Postfach liegt bei Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin) mit Speicherort in der EU. Wenn Sie über die Website einen Termin buchen, geschieht das über Microsoft Bookings desselben Anbieters; dabei werden Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Termin und Ihre Nachricht verarbeitet, und Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags) beziehungsweise lit. f (Beantwortung sonstiger Anfragen). Wir löschen die Korrespondenz, sobald sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

2. Wenn Sie ein Sondello-Konto nutzen

Registrierung und Anmeldung

Zum Anlegen eines Kontos verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort in verschlüsselter Form (Hash) und optional den Firmennamen. Wir senden Ihnen einen Bestätigungslink an die angegebene Adresse. Melden Sie sich über Google an, erhalten wir von Google Ireland Ltd., Dublin, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und gegebenenfalls Ihr Profilbild; die Anmeldung bei Google selbst unterliegt deren Datenschutzbestimmungen.

Zu jeder Anmeldesitzung speichern wir IP-Adresse, Browserkennung und Zeitpunkt, um Sitzungen zuzuordnen und Missbrauch zu erkennen. Diese Angaben werden mit Ablauf der Sitzung gelöscht. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden kurzzeitig nach IP-Adresse gezählt, um Passwort-Raten zu bremsen. Am Konto halten wir fest, welche Fassung unserer AGB und unseres Auftragsverarbeitungsvertrags Sie bei der Registrierung angenommen haben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags) und für die Sicherheitsmaßnahmen lit. f. Das Konto und die zugehörigen Daten bleiben bis zur Löschung des Kontos gespeichert.

Teammitglieder

Kunden können weitere Personen in ihr Konto einladen. Wir verarbeiten dann deren E-Mail-Adresse und die Rolle im Team, um den Zugang bereitzustellen. Wer eingeladen wird, erhält eine E-Mail mit einem Link zur Annahme.

Zahlung und Abrechnung

Die Zahlung kostenpflichtiger Tarife läuft über Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin. Stripe erhebt im Bezahlvorgang Name, Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse und Zahlungsdaten; die Zahlungsdaten erreichen unsere Server nicht. Wir speichern eine Stripe-Kundenkennung, den gebuchten Tarif, den Abrechnungsstand und die Anzahl der abgerechneten Berater-Nachrichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Rechnungsdaten bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB zehn Jahre auf.

Systemmails

Wir senden Ihnen E-Mails, die für das Konto nötig sind: Bestätigung der Adresse, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen, Hinweise zu Abrechnung und Kontingent sowie Mitteilungen über Änderungen unserer Bedingungen. Der Versand läuft über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.) mit Speicherort in der EU. Werbliche E-Mails senden wir nur, wenn Sie dem gesondert zugestimmt haben.

Produktdaten und Wissensquellen

Die Produktdaten, Dokumente und Websites, die Sie für Ihren Shop hinterlegen, verarbeiten wir ausschließlich zur Erbringung des Dienstes für Sie. Enthalten sie personenbezogene Daten, etwa Ansprechpartner in Dokumenten, gilt dafür der Auftragsverarbeitungsvertrag.

3. Wenn Sie die Suche oder den Berater in einem Onlineshop nutzen

Betreiber von Onlineshops binden Sondello in ihre Websites ein. Wenn Sie dort suchen oder den Produktberater befragen, verarbeiten wir Ihre Anfragen im Auftrag des jeweiligen Shops. Der Shop ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags. Informationen zu dieser Verarbeitung finden Sie in der Datenschutzerklärung des Shops; an ihn richten Sie auch Ihre Anfragen zu Ihren Rechten.

In Kürze: Wir speichern Suchbegriffe, Fragen und Antworten sowie angeklickte Produkte unter einer zufälligen Sitzungskennung ohne Namen, Konto, Cookie oder IP-Adresse und löschen diese Rohdaten nach zwölf Monaten. Eine Angebotsanfrage mit Ihren Kontaktdaten geht ausschließlich an den Shop. Die letzten Suchbegriffe und der laufende Gesprächsverlauf liegen nur in Ihrem Browser. Die Antworten des Beraters erzeugt der im Abschnitt „Produktberater auf dieser Website“ genannte KI-Dienstleister, derzeit OpenAI mit Verarbeitung in den USA auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln; die genehmigten Anbieter stehen in Anhang IV unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.

Empfänger und Dienstleister

Wir setzen die genannten Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein: netcup GmbH (Server), Cloudflare, Inc. (Auslieferung von Website und Verwaltungsoberfläche), Microsoft Ireland Operations Ltd. (E-Mail, Terminbuchung), OpenAI Ireland Ltd. (Sprachmodell, Verarbeitung in den USA), Google Cloud EMEA Limited und Mistral AI SAS (Sprachmodelle über Endpunkte in der EU, derzeit nicht aktiv; Mistral zusätzlich für die Texterkennung von Dokumenten) sowie Stripe Payments Europe, Ltd. (Zahlung, teilweise als eigener Verantwortlicher). Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet bei Cloudflare und bei OpenAI statt; bei Cloudflare auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, bei OpenAI auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU. Behörden erhalten Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dafür an [email protected]. Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO); zuständig ist die Behörde an Ihrem Wohnsitz oder an unserem Sitz, für uns die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.